建信息平台提质增速

　　为更好地推进社区信息化建设，减轻社工负担，提高工作效率，区档案局在社区台账“瘦身”后，着手建设了社区档案信息一体化平台，使各类台账的共享、检索和报送工作更加便捷高效。

　　首先，区档案局自主研发档案信息一体化管理平台。在认真调研思考、充分论证的基础上，区档案局提出了建设社区档案信息一体化管理平台的设想，该平台建设由区档案局牵头，区委办、区政府办和区民政局等部门配合。

　　其次，立足社区需求，设计实用功能，实现台账电子化管理。由区档案局自主研发的社区档案信息一体化管理平台具有台账录入、台账管理、网上考核、统计分析、档案管理等功能，实现了社区纸质台账向电子台账的转化。另外，该平台通过与街道、部门的互联互通，实现了台账和信息的在线报送和网络考核，工作效率大大提高。

　　举例来说，社工录入的电子台账在经社区负责人审核后，自动发布在信息共享库中，既保证了台账的准确、及时，又便于其他社工共享台账资源，了解社区整体工作动态。有了电子台账，档案员可以按归档要求，在平台上轻松在线归档。为方便社工检索利用档案，平台还设计了“一键推送”功能，档案可瞬间“变”为台账。涉及社区准入工作的表格都实行统一模板，并预置在平台中，社工只需勾选模板即可填报不同表格。到目前为止，平台共预置名单名册、活动培训、申请审批、情况统计、会议记录5类69种表格，大大缩短了社工制作台账的时间，促进了社区准入工作的规范化和科学化。

　　再次，推广社区平台，提高整改社区出现的机构牌子多、考核评比多、创建达标多的减负实效。2014年上半年，区档案局先后举办了10多期培训班，对街道、社区及相关部门进行培训，为平台的全面推广使用打下了扎实基础。在推广阶段，区档案局走遍各个街道，对广大社区工作人员进行面对面指导，并根据建议进一步完善平台功能，建成了与“81890志愿者”“锋领E家”等平台的接口，方便社区信息跨平台共享。随着平台的推广运行，该平台逐渐成为社区日常工作的必备工具。据最近的统计结果显示，已有711个社工绑定账号使用该平台，有1.4万多人次登录，产生台账数量1.3万多条，形成台账188本。

　　此外，该平台还设计了电子书功能，社工在选编台账时，目录、页码皆能自动生成，且排序自由，并提供个性化封面设计，彻底摒弃了以往制作纸质台账的繁锁程序。考核部门审核电子台账时，可自由选择内容查看，提高了审核的时效性。为减少平台的储存压力，提高白天的运行速度，平台设计了缓存功能，所有经确认的台账会在夜间自动生成为PDF格式(便携式文件格式)，避免社工在白天制作台账本时花费太多时间。华兴社区的一名社工熟练运用平台后说：“工作中经常要调取以往几年的材料，现在只要动一动鼠标，资料都有了！”

　　跳出“台账堆”后，社区可腾出更多精力了解居民需求、调解邻里矛盾。同时，区档案局通过社区档案信息一体化管理的探索与实践，为社区和各级部门之间的信息互通和数据互惠开辟了一条新途径，提高了档案工作服务基层、服务居民的能力，提升了档案部门在基层的公信力和影响力。

　　原载于《中国档案报》2015年4月13日总第2746期第三版